Un système RH est l’un des achats les plus importants pour une organisation. De nos jours, les enjeux ne pourraient pas être plus élevés. Le marché des outils RH a explosé et la gestion du personnel est devenue une priorité urgente dans le contexte des perturbations engendrées par la pandémie de COVID-19. Cette vue d’ensemble vous permet de prendre un bon départ. Il explique toutes les étapes clés de la mise en place d’un processus d’achat efficace et identifie les caractéristiques des logiciels RH qui déterminent, en définitive, si un produit répondra à vos besoins. Pour que vous puissiez avoir une idée de ce que le marché propose actuellement dans le domaine des outils RH, voici le logiciel de dernière génération qui vous permettra de dématérialiser efficacement le traitement de vos documents : my people doc. Pour en savoir plus sur les fonctionnalités et les avantages de l’outil RH my people doc, cliquez sur le lien.
Qu’est-ce qu’un logiciel RH ?
Les logiciels RH englobent une myriade d’outils que les organisations utilisent pour gérer les processus RH quotidiens, tels que :
- le recrutement ;
- l’accueil ;
- la formation ;
- la paie ;
- les avantages sociaux ;
- les heures et les présences ;
- la gestion de la performance et la planification de la succession.
Alors que les logiciels RH étaient à l’origine tournés vers l’organisation interne et axés sur les tâches administratives des départements RH, les produits d’aujourd’hui mettent l’art et la science du développement des ressources humaines à la disposition de chaque employé.
Types de logiciels RH
Les logiciels RH se présentent généralement sous la forme d’une suite de modules, chacun étant conçu pour un processus RH spécifique. Les plates-formes les plus complètes portent plusieurs noms :
- système de gestion des ressources humaines (SGRH) ;
- système d’information sur les ressources humaines (SIRH) ;
- gestion du capital humain (GCH).
Ces termes sont souvent utilisés de manière interchangeable, mais il existe des différences perceptibles entre SIRH et SGRH et GCH. Pour simplifier, SIRH et SGRH sont presque synonymes de plateformes logicielles réelles que vous pouvez acheter, tandis que HCM est un terme générique pour les processus et logiciels RH. Ces suites complètes de logiciels RH comprennent généralement les modules logiciels suivants, souvent disponibles à l’achat séparément :
- RH de base (avantages sociaux, dossiers des employés, paie, etc.) ;
- gestion des talents (rémunération, apprentissage, performance, recrutement, succession) ;
- gestion de la main-d’œuvre (planification, temps et présence) ;
- fourniture de services (libre-service pour les employés et les gestionnaires).
Avantages des logiciels RH
Les logiciels RH permettent aux organisations de numériser les tâches de tenue de dossiers, de calcul et de communication effectuées par le service des RH et de distribuer certaines de ces responsabilités dans l’ensemble de l’organisation. Le format papier des fonctions telles que la gestion du temps et des présences, la paie, le recrutement, la conformité aux réglementations, l’administration des avantages sociaux peuvent être supprimées et organisées, généralement de manière plus efficace, sur ordinateur. Cette automatisation partielle des tâches manuelles peut réduire les coûts de main-d’œuvre, rationaliser les processus RH et les rendre plus efficaces. Cependant, l’effet de la technologie va bien au-delà de ces avantages banals de l’automatisation des RH. Quand davantage d’employés sont plus performants et atteignent leur plein potentiel, il en résulte souvent une amélioration de la créativité et de la productivité qui, en fin de compte, se traduit par une augmentation des bénéfices.
Clés pour l’évaluation des logiciels RH
Comment trouver les produits qui possèdent les fonctions de base et les caractéristiques spécifiques dont votre organisation a le plus besoin ? De plus, comment scruter les fiches techniques et les démos des fournisseurs pour comparer les produits de manière suffisamment détaillée pour faire le bon choix ? Les caractéristiques et les fonctionnalités ne sont pas d’une grande aide, car la plupart des produits sont matures et font les mêmes choses. La question est de savoir quels produits font un travail ciblé pour résoudre vos fonctions ou vos problèmes de processus les plus compliqués et les plus désordonnés. L’une des erreurs d’achat de logiciels RH les plus courantes est de rechercher des produits qui automatisent les processus existants. Il est conseillé aux entreprises de prendre plutôt le temps d’étudier ce qui est possible grâce aux nouvelles technologies RH innovantes sur le marché, d’imaginer leurs processus de gestion des RH ou des talents, puis de choisir un fournisseur qui, selon elles, peut combler l’écart entre l’idée et la réalité.
Pour ce faire, les entreprises doivent cesser de considérer la technologie RH comme un outil uniquement destiné au service RH pour la voir comme un système qui répond aux besoins de tous les employés.